论文指导

浅谈如何加强对施工企业风险管理制度

  摘要:随着经济发展和人民生活水平的提高,政府日益规制产品质量、消费者权益保护、劳动者保护、环境保护等问题,加强社会性规制成为必然趋势。因此,国有大型施工企业面临日益复杂的法律环境,应对法律风险防范工作引起足够的重视,提高法律风险防范意识。国有大型施工企业要搞好企业法律风险防范工作,应当从制度、机构、人员三个方面着手,建立完善的法律风险防范制度,设置相应的法律风险管理机构并配备具备相应资格和数量的工作人员。

  一、建立有效的法律风险防范制度

  科学、专业法律风险防范制度,将会为企业降低经营成本、保护经营成果和获取经营利润做出重要贡献,国有大型施工企业要有效防范法律风险,首先要从制度入手,建立有效的法律风险防范制度,制度要涵盖以下几个方面:

  (一)重大经营决策法律审查制度

  企业法律风险防范最重要的作用不是事后补救,而是事前为公司的重大决策提供法律支持,做好风险预防,要在企业作出决策之前就对有关决策项目进行法律分析、论证,对公司决策的合法性进行分析,并对决策涉及或可能涉及的法律风险进行分析,然后在分析基础上提出相关对策;从而保证公司决策的合法性,避免公司因决策失误造成重大经济损失。重大经营决策的合法性审查应尽可能早地进行,最好能在重大经营决策作出之前,如果因种种原因,导致难以在事前或过程中进行法律审查,应在决策作出后,实际执行之前,对决策涉及的事项进行法律审查,尽可能地避免企业遭受不应有的损失。

  (二)授权管理制度

  企业的经营和活动最终要以自然人为载体,由自然人具体实施、完成,企业对外的经营活动都需要委派企业的员工或委托企业以外的人员来具体操作,因此,企业的经营活动过程中不可避免地要进行授权,授权管理不够严谨会带来诸多法律风险。

  搞好授权管理首先要做好企业印章的管理。国有大型施工企业常常不仅有公章,还有专用章,如合同专用章、财务专用章等,因此,要明确印章的保管人员及盖章的审批权限,避免随意盖章和在空白文书上盖章。

  其次,搞好授权管理还要加强对被授权的人员的管理。一方面要对被授权人员的业务水平、道德素养进行把关;另一方面,授权的时限、权限、对象要明确,避免含糊不清。

  第三,搞好授权管理应控制项目印章的刻制和使用。国有大型施工企业常常授权项目部刻制或管理项目印章,项目印章的数量和使用率可能远远高于企业公章和专用章;因此,对项目有关印章的刻制应当严格控制,对用章的管理应当仿照对公章和专用章的管理制度,杜绝私刻滥用。

  (三)合同管理制度

  市场经济是合同经济,企业对外经济往来主要以合同的形式进行,合同法律风险的防范和控制是企业整体法律风险防范的重要组成部分,要完善以下几项合同管理制度:

  1.合同签订前的法律审查

  在合同签订前,合同承办人员要切实了解对方当事人的主体资格、资信状况,避免与不能独立承担民事责任的组织签订合同。签订重大合同前,企业内部职能部门应对合同草案进行评审,各部门对涉及各自业务范围内相关合同条款的合法性、可行性做出相应判断,并提出书面意见。国有大型施工企业签订的合同最多的是建设工程施工合同,此类合同应重点审查业主的项目立项文件、招标文件,以确定发包人的主体资格;还要审查项目资金落实程度及业主以往合同履约情况,以确定业主的履约能力。签订分包合同应重点审查承包人营业执照规定的经营范围、资质等级、管理能力和实际业绩。

  2.合同签订过程中的会签

  合同主要条款商定后,由业务部门负责起草文本,同相关部门进行会审后,合同主审人员认为已经基本没有异议的,提交审查意见,交法定代表人或委托代理人签字。按规定须经上级有关部门批准才能签订的合同必须报批。合同经双方签字、盖章后,按法律法规规定或合同约定必须办理公证手续的,一般由业务部门负责办理。

  3.合同签订后的履行和变更

  合同签订后,经办人员要把合同副本发给企业相关职能部门,正本由合同管理人员及时入账登记、编号、归档。合同生效后,由经办部门或经办人员负责根据合同要求的期限及时列入生产计划、采购物资、收付货款,确保合同的履行。在合同履行过程中,有不可克服的困难而需变更、解除合同时,经办人员应在法律规定或约定期限内及时办理变更和解除手续。

  二、设置有效的法律风险防范机构并配备适当的法律风险防范工作人员

  (一)设置有效的法律防范机构

  企业应根据企业管理的需要设置法律风险防范机构,可以设置独立的法律事务部门,也可以不单独设立独立的法律事务部门,而让负责法律风险防范的机构与其他部门合署办公。无论是设置独立的法律事务部门还是合署办公的形式,都应明确法律风险防范机构的地位和权责,尤其要确保做到以下几点:

  1.确保法律风险防范机构能独立开展工作

  企业要保证法律风险防范机构工作的成效和质量,应确保法律风险防范机构能客观的作出法律判断,要实现这一点,关键是要保证法律事务机构的独立性,避免其受到不应有的干扰。独立性的概念包含四个相关要素:第一,要享有正式地位;第二,要有一名负责人全面负责系统有关风险管理;第三,有关工作人员特别是机构负责人的职位安排应避免其职责与其他职责相冲突;第四,有关工作人员为履行职责应能够获取必要信息并能接触相关人员。

  2.重视和尊重法律风险防范机构的意见

  企业决策层和其他职能部门要对法律风险防范工作人员的意见高度的重视,对有严重或较大法律风险的决策或操作行为要重新决策或加以调整,避免给企业造成严重损失。要建立追责机制,对已经从法律角度作出了风险提示而不及时进行调整,给企业造成重大损失或其他不良影响的机构和个人,要进行相应的处罚,从而使法律风险防范机制产生足够的威慑力,从而形成有效的执行力,使得企业和个人都在法治的轨道上运行和工作,保障企业和个人的根本利益。

  3.法律风险融入企业管理流程,发挥整体作用

  要做好企业法律风险防范工作,法律风险防范机构首当其冲、责无旁贷,但是,这并不意味着企业法律风险防范工作就只是法律风险防范机构的责任。其实,要提高企业整体法律风险防范水平,使得企业走上法治的轨道,必须在企业上上下下形成法律意识,让法律风险防范工作进入企业管理流程的各个方面,这要做到以下几点:首先,企业的各项制度要合法,企业的各项规章制度(如决策制度、财务制度、人事制度、奖惩制度、销售制度等)都要合法依规,从基础上和源头上筑造企业整体运营合法性的基础;其次,要厘清企业运营全过程中可能发生的法律风险点,并制定相应的对策,将法律风险控制在可以接受的范围之内;第三,要对违规决策、违规操作给企业造成重大损失的人员要进行相应的处理,使得企业上上下下、各个机构和个人都充分发挥作用,最大限度的防范法律风险。

  (二)配备适当的法律风险防范工作人员

  企业法律风险防范人员设置有三种模式,企业可以根据自身的不同情况采用:一种是企业内部法律顾问担任风险防范人员,由其负责企业全部的法律风险防范工作;第二种是聘用律师,由律师负责企业全部的法律事务包括法律风险防范工作;第三种是企业内部法律风险防范人员和外聘律师相结合,这种方式法律风险防范作用最为全面。

  企业内部法律顾问与外聘律师有各自不同的特点:企业法律顾问对企业的状况更为了解,更多的站在企业战略和体制层面思考问题,能对公司法律风险予以全盘管理和决断,并且容易参与企业管理和决策,很多的时候是作为管理者参与企业管理流程,更多起到事前防范作用;外聘律师更多情况下是充当“顾问团”、“救火队”的角色,对法律风险以事后救济为主。

  企业法律风险防范的最佳模式应是以公司内部法律顾问与外聘律师相结合,企业日常管理和运营中的法律咨询、流程管理、风险控制、合同审核、策略制定等等,需要熟悉业务的企业法律顾问来支持;而某些有专长的律师能在某些专题项目上能提供法律服务,如某些特殊的诉讼、仲裁、尽职调查、并购等项目,可能需要当地特殊的资源或了解特殊的情况的人,可交给外聘律师处理。另外,在外聘律师与企业内部业务部门或者决策层有不同意见的时候,内部法律顾问还要起到沟通的桥梁作用。

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