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档案管理论文在信息时写如何加强对档案安全管

  摘 要:档案安全管理对一个企业的运营情况至关重要。传统的纸质档案显然已经无法满足社会及企业发展的需要,纸质档案逐渐被电子档案所替代。随着电子档案管理以计算机、网络和多媒体技术为基础,建立起档案数据库,在功能上已经实现了全过程的收集、编目整理、内容管理等各个环节,实现了对照片、录像、文字等资料的安全管理。但是,在完善电子档案的过程中,其网络系统本身及管理员的业务水平也为档案安全管理埋下隐患。

  关键词:企业档案,档案管理,安全性,必要性

  一、档案安全管理的概念及内容

  对于一个企业来说,档案安全管理工作是一项长期而具体的工作。档案是一个企业的宝贵财富,是不可再生的资源,它的内容涉及到商业机密和个人隐私等一系列问题。因此,一旦损坏、泄漏或者被不当利用,将会造成难以挽回的损失。档案安全管理工作是档案管理工作中最为重要的环节。计算机网络的发展使档案管理进入了信息化和数字化。

  档案的安全管理是立档单位及档案室对档案实体和信息内容采取有效的保护措施,避免受到人为或者自然灾害的侵害,并使其处于安全保管状态。加强档案的安全管理工作主要是杜绝各种危害档案的事件发生,并采取严格管理。预防为主、确保档案安全的原则,目的是为了确保档案资料的安全以最大限度的延长档案的使用寿命。档案安全管理主要包括:档案的安全管理职责、档案实体安全管理、档案信息安全管理、电子档案安全管理和档案库房安全管理工作等。

  二、档案安全管理的重要性

  对公司管理来说,加强档案管理是公司发展必不可少的环节。但是,在很多公司企业工作中,对档案的安全管理还没有受到人们的高度关注。这种情况下,只有加强档案管理人员对档案安全管理工作,才有利于公司企业各方面的发展,从而为企业创造更多的利润。

  过去档案的记录都是纸质的,如果管理不善一旦损坏就不能修复。因此,档案管理工作面临的最大威胁就是地震、洪水等一些自然灾害。为了减少档案的安全损失,开展档案安全管理工作是必不可少的。如今档案的安全管理工作已经发展到网络安全问题,现在的档案管理都是由计算机网络系统来记载的,主要是一些外在因素对计算机造成的损害;还有一部分是来自非法访问、黑客入侵、信息被修改、最重要的是计算机病毒侵害造成的网络瘫痪问题。如果对电子档案缺乏备份的话,一旦出现问题就很难修复。因此,只有消除这些不安全的因素,才能实现档案信息管理网络化。作为企业档案管理人员,要进一步开展档案安全管理的先决条件就是认识到企业档案安全管理对企业发展的重要性,并加强档案管理人员对档案安全管理的正确认识和理解。

  三、企业如何做好信息时代企业档案安全管理工作

  1.首先要树立档案安全管理的意识

  在企业的管理中,首先要树立起档案安全管理意识和理念,从而确保企业的利益和档案的安全。目前,我国的一些企业,只注重企业的发展和实力,但对档案的管理工作认识却不够深刻,所以树立档案安全管理意识尤为重要。企业加强对档案的安全管理可以通过加强对档案管理人员的培训和教育,可以通过通告、会议、门户网站等各种渠道有效提高档案安全管理技能。

  2.正确处理档案的公开和保密之间的关系

  建立健全安全管理制度,建立相应的档案管理制度对档案安全管理工作顺利进展有重要影响。在安全管理制度下,可以严格控制档案的内容及档案的复印及部分档案的记载在媒体公开发布,对泄漏企业机密和有损企业发展的行为给与严重处罚。为了预防电子档案文件不受系统的威胁,可以对网络进行设置系统防火墙、密码访问控制、建立备份或恢复系统。这样在完善安全管理制度的基础上,在加强对对电子文件归档系统的安全管理,从技术和管理两方面保证了电子档案的安全性,从而确保电子档案信息的安全性。

  3.完善档案安全管理制度

  企业档案安全管理制度是保证档案安全管理工作顺利开展的前提条件,只有在安全管理制度的指导下,企业档案管理人员以及其他相关人员才会在熟悉安全管理制度的基础上有序开展档案管理工作。在肩负档案安全责任的同时,每个工作岗位上的员工都会十分谨慎细致的把好档案安全管理关。例如:档案的上网管理、档案的扫描、档案的鉴定等,最终形成一个人人负责的局面。

  4.设备运行及故障防范安全技术

  设备运行机故障防范的安全技术主要涉及到对介质和载体的安全保护,包括数据的访问性、完整性及使用性。对数据的储存和备份可以采取安令策略,包括硬盘的冗余措施、RAID5、RAID10等这样可以确保系统不会因硬盘损坏导致数据丢失。建立数据库一定要定期备份,数据库的备份可以放置于其它硬盘,通过文件传输传到其它主机上,并将数据备份存入磁带或者录为光盘。

  5.提高档案管理人员的素质

  档案管理的安全与否,与档案管理人员是密不可分的。档案管理工作是一项服务性工作。因此,档案的安全管理必须高度重视管理人员的素质及业务水平,加强管理人员对档案安全管理的意识与能力。作为一名档案管理人员必须具有高素质、高技能及严谨的工作态度。这些都可以加强自身的教育和学习来实现。为了保证档案信息不被泄漏或丢失,档案管理人员除了具有各方面素质外,更重要的是必须具备管理能力,具备渊博的知识和过硬的本领,这样才能保证档案管理的安全性。

  四、结语

  随着社会的发展和科技的进步,影响档案安全管理的因素越来越多,档案的安全管理工作变得不再像以前那么简单容易。信息时代的档案安全管理工作,是一项复杂的工作,涉及到管理技术、制度、人员素质等各个方面。因此,做好企业档案安全管理工作必须从综合方面入手,还需要整个企业及档案管理人员共同努力、坚持不懈,最终实现企业利益最大化。

  参考文献:

  [1]杜桂芳.信息时代做好企业档案安全管理工作的思考[J].山东工业技术,2013(8).

  [2]金秀春.信息时代档案管理的途径[J].中小企业管理与科技,2013(3).

  [3]宋雪.信息时代的档案管理工作探析[J].华章,2013(4).

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